Oracle-beheer: zelf doen of samenwerken?
Inleiding
Wordt u geconfronteerd met de noodzaak om uw Oracle databases te koppelen met externe systemen? Dienen uw databases ook buiten kantoortijd beschikbaar te zijn? Willen en kunnen uw medewerkers ook buiten kantooruren ingezet worden? Hoe denkt u over de stelling "Eén DBA is geen DBA"? Als deze vragen u bezighouden dan is samenwerking met Transfer Solutions op het gebied van Oracle-beheer een goede optie. In dit artikel wordt daarom ingegaan op de redenen van relaties van Transfer Solutions om hun Oracle-beheer geheel of gedeeltelijk door Transfer te laten uitvoeren. De samenwerkingsverbanden die daar uit voortkomen leveren interessante praktijkervaringen op. De redenen en ervaringen bieden u een hulpmiddel bij de beslissing om al dan niet de samenwerking met Transfer te zoeken.
Trends
Het is duidelijk dat de wereld om ons heen, ondanks de enigszins stagnerende economie, in rap tempo verandert. Dit geldt zeker op ICT-vlak. Bij veel van onze relaties zien we dat hun systemen steeds vaker met andere (soms externe) systemen gekoppeld moeten worden. Ook neemt de vraag naar ruimere beschikbaarheid (veelal 7*24 uur) toe, bijvoorbeeld omdat er ’s nachts rekenintensieve business intelligence rapporten opgesteld worden.
Figuur 1: Koppeling van systemen
Systemen bestaan uit steeds meer componenten. Was er vroeger alleen het mainframe met “domme” terminals, tegenwoordig hebben we te maken met applicatieservers, complexe netwerken, databases, databaseservers en opslagsystemen. En elke laag wordt keer op keer rijker aan functionaliteit.
En last but not least groeit het aantal e-business toepassingen. We zien dat onze klanten steeds inventiever worden om producten en/of diensten via internet aan te bieden. Zo biedt een van onze relaties haar klanten binnenkort de mogelijkheid om een uitvaart voor 100% via een internettoepassing te regelen. En we kennen allemaal sites à la Wehkamp en Albert Heijn waar je via een internettoepassing artikelen kunt bestellen. Dit betekent wel dat zo’n toepassing vlekkeloos moet functioneren. Vroeger was er rechtstreeks contact tussen een organisatie en haar klant. Ofwel de klant kwam op bezoek ofwel er werd getelefoneerd. Nu communiceert de klant met een informatiesysteem. Een falend systeem zorgt in dergelijke gevallen onmiddellijk voor omzetverlies en imagoschade. En als het systeem faalt dan dient het zo spoedig mogelijk weer te functioneren. Dit leidt er toe dat systeemcomponenten vaak meervoudig zijn uitgevoerd.
Deze ontwikkelingen hebben grote gevolgen voor het beheer en onderhoud van systemen. Er is veel meer kennis nodig dan vroeger om een systeem werkend te houden. Een beheerder moet tegelijkertijd een helikopterview hebben en specialist zijn. Samenwerking tussen de diverse beheerdisciplines is meer dan ooit noodzaak. In een onlangs gehouden enquête onder ruim 40 Oracle DBA’s (zie ook hier) werden de hier genoemde gevolgen overduidelijk bevestigd.
Motieven
Wij merken een toenemende belangstelling bij onze klanten om met ons samen te werken op het gebied van beheer. Transfer Managed Services biedt al meer dan 13 jaar haar klanten de mogelijkheid het beheer van de Oracle-omgeving geheel of gedeeltelijk bij ons te beleggen, eventueel inclusief het beheer van de Oracle applicatieserver en het onderliggende besturingssysteem. Een rondje langs deze relaties levert de volgende motieven op:
- Het beheer is geen volledige dagtaak en daarom is het niet wenselijk iemand specifiek voor dat beheer aan te stellen. Vanwege de specifiek benodigde kennis is het niet aannemelijk dat een andere werknemer het 'er even bij doet'. Flexibele inzet van expertise in geval van calamiteiten of projecten is in dit geval een belangrijke reden om het beheer van de Oracle-omgeving bij Transfer onder te brengen.
- Het beheer is wel een volledige dagtaak en er zijn ook één of meer beheerders aangesteld. Echter, deze beheerder is niet gedurende 7 dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar en is ook wel eens afwezig door ziekte of vakantie. Dit betekent een potentieel gevaar voor de continuïteit van de business die van de betreffende ICT-infrastructuur afhankelijk is. Het aanstellen van meerdere beheerders in eigen dienst is duur en het is nog maar de vraag of het werk voor de individuele beheerders daarmee voldoende uitdagend blijft. Het motief in dit geval om met Transfer samen te werken is het hebben van een 'achterwacht'.
- In het verlengde van het vorige motief ligt de situatie waarin het beheer vaak meer is dan een volledige dagtaak. De eigen beheerder wordt bijvoorbeeld frequent opgeslokt door projecten en heeft niet of nauwelijks tijd de productiesystemen te beheren. Voorkomende calamiteiten worden ad hoc opgelost met als bijkomend nadeel dat op dat moment projecten vertraging kunnen oplopen. Tevens zal deze situatie leiden tot het "verslonzen" van de infrastructuur. Het aanstellen van een tweede beheerder is echter te duur. De verzekering van continuïteit in combinatie met het op orde willen houden van de infrastructuur zijn hier dan ook een belangrijke motieven voor samenwerking met Transfer.
- Het beheer is complex en de eigen beheerder beschikt (nog) over te weinig kennis om alle optredende problemen het hoofd te bieden. In dat geval is ook een 'achterwacht' gewenst. Als achterwacht kunnen wij in geval van calamiteiten snel inspringen en we zijn flexibel inzetbaar bij de meer complexe projecten zoals migraties, conversies en het implementeren van een adequaat backupscenario. Tevens dragen wij onze kennis en ervaring over aan de nog onervaren beheerder. Het motief dat hier leidend is in de samenwerking, naast continuïteit, het verwerven van kennis.
Figuur 2: ad hoc beheer: brandjes blussen
Een motief dat eigenlijk iedereen heel belangrijk vindt is de continue beschikbaarheid van beheerexpertise en dan graag tegen een redelijke prijs.
Samenwerken of niet?
Het beheer geheel of deels in de handen van Transfer leggen is natuurlijk geen beslissing die op een achternamiddag genomen wordt. Behalve het nut voor de eigen organisatie op het gebied van capaciteit, kennis of zekerheid is samenwerking altijd ook een kwestie van vertrouwen. Samenwerken doe je het liefst niet aan de hand van uitgebreide protocollen en juridische documenten, maar juist op basis van vertrouwen en korte communicatielijnen.
Succes in de praktijk
Wat maakt de samenwerking met Transfer in de praktijk tot een succes? Regelmatig bevragen wij onze relaties naar hun ervaring met onze onderlinge samenwerking. De volgende factoren worden door onze relaties bepalend geacht voor ons gezamenlijke succes.
De flexibiliteit van onze contracten. Wij gaan geen contracten aan waar u voor meerdere jaren aan vast zit. Niemand vindt het prettig om ingeklemd te zitten. En bovendien is het niet eenvoudig te voorspellen hoe de situatie van uw bedrijf er over twee, drie of vier jaar uit ziet. Daarom hebben onze contracten een opzegtermijn van één maand. Dat is gemakkelijk voor u en voor ons de gewoonste zaak van de wereld.
De wijze waarop we meedenken. We beseffen dat alleen een correct werkende Oracle-omgeving niet het enige doel is van onze samenwerking. Eisen veranderen en omgevingen worden gewijzigd. Met name in die dynamiek kunnen wij u vanuit onze kennis en ervaring terzijde staan en samen met u nadenken over de maatregelen om ook morgen en overmorgen over een stabiele en blijvend presterende Oracle-omgeving te kunnen beschikken.
Toegang tot een arsenaal aan kennis. Wij hebben bij vele relaties te maken met een breed scala aan opdrachten en oplossingen. Wij zijn niet alleen op de hoogte van de laatste technische ontwikkelingen en producten van Oracle, maar zijn ook in staat om deze te positioneren en toe te passen.
Heldere prijsstelling. U kunt kiezen voor een basispakket, maar ook voor een “all inclusive” abonnement. De investeringen hierbij zijn voorspelbaar en duidelijk.
Tenslotte
Een succesvolle samenwerking tussen uw organisatie en Transfer voor het beheer van uw Oracle-omgeving is goed mogelijk. De ervaringen van onze relaties en onze eigen ervaringen bewijzen dat. De belangrijkste les die wij in al die jaren geleerd hebben is dat die relatie een goede collegiale relatie moet zijn ondanks dat diverse betrokken personen op verschillende loonlijsten staan. Naast het adequaat uitvoeren van wat er in een overeenkomst is afgesproken is het onderhouden en intensiveren van de relatie dus zeer belangrijk.
