Spellen, voorspellen en profiteren

Vandaag de dag vormen licenties vaak het belangrijkste bestanddeel van investeringen in IT-infrastructuren. De spelregels die hierbij gelden zijn vaak ingewikkeld, zodat de hiermee gemoeid zijnde kosten.vaak hoger uitvallen dan nodig is.
Om compliant te zijn en te blijven, maar toch niet te veel te betalen, hebben de meeste klanten hulp nodig van een betrouwbare en terzake kundige partij, zoals Transfer Solutions. Het vinden van de passende functionaliteit, niet meer dan nuttig maar ook niet minder dan nodig, kan daarbij ons gezamenlijk uitgangspunt vormen.

Spellen

Het “spellen” van je licenties betekent weten welke licenties je zou moeten hebben en welke je ook daadwerkelijk hebt. Hiervoor is een – nauwkeurig bijgehouden – administratie nodig, maar ook andere maatregelen kunnen daarbij helpen.
Om met name in een grote omgeving de compliancy te garanderen en greep te houden op de licentiebehoefte, is het zeer aan te bevelen op een license policy met daarvan afgeleide documenten en/of systemen in te zetten en/of te handhaven. Hierbij wordt de license policy normaliter meerjaarlijks vastgesteld op hoger managementniveau, terwijl zowel het opstellen en handhaven van license note en license administration thuishoort bij de license manager. In grote organisaties is dit behalve een rol ook vaak een afzonderlijke functie.

License Policy

Als belangrijke steunpilaar voor Configuration Management (en als specifiek aspect daarvan kostenbeheersing) is het noodzakelijk om een license policy te voeren. Als een license policy wordt beschouwd een beleidsstuk, dat op basis van concrete uitgangspunten en doelen op een hoog abstractieniveau de maatregelen beschrijft om qua licenties compliant te zijn en te blijven. Het spreekt vanzelf dat deze license policy deel uitmaakt van een meerjarenvisie op het gebied van IT-architectuur en de daaruit voortvloeiende concrete toepassingen. Hierbij is het gegeven licenties slechts één van de vele aspecten van het totaal.

License Note

Een license note is een concrete afgeleide van een license policy. In een license note wordt beschreven welke keuzen er op het gebied van zowel gelicenseerde producten (bijvoorbeeld Oracle RDBMS Enterprise Edition en niet Standard Edition) als licentiemetrieken (bijvoorbeeld Processor-licenties en niet Named User Plus-licenties of Term Licenses en niet Perpetual Licenses) zijn gemaakt en met welke reden(en). Tevens kan in dit document vermeld zijn welke hardwaremodellen mogen worden aangeschaft op basis van deze keuzen.
De functie van de license note is het beschikbaar hebben en houden van het gekozen model. Het voorkomt dat er iedere keer ad hoc (en dus op basis van andere dan fundamentele overwegingen) moet worden beslist over de soort en het type aan te schaffen licenties.
Uit de license note vloeien tevens concrete acties voort, namelijk het periodiek controleren van de compliancy (matching tussen het aantal en de soort benodigde en het aantal en de soort aanwezige licenties) en het bepalen van eventuele licentiebehoefte uit projecten (bijvoorbeeld vervanging of nieuwbouw) die consequenties hebben op licentiegebied.
Een compliancy-controle vindt liefst minimaal een keer per half jaar plaats, terwijl het ijken van uit projecten voortvloeiende licentiebehoefte in ieder geval op twee momenten plaatsvindt, namelijk bij het opstellen van het technisch ontwerp of architectuurmodel en bij het in productie gaan van de opgeleverde toepassing.

License Administration

De license administration is de meest basale en concrete uitwerking van de license policy. Dit document of systeem bevat de concreet in gebruik zijnde servers en de daaraan gekoppelde aanwezige licenties. Iedere compliancy-controle leidt tot een nieuwe versie of incarnatie van de license administration.

Uit de aard der zaak is dit geen dagelijks actueel systeem. De graad van actualiteit dient echter wel tenminste op halfjaarlijks niveau gehandhaafd te worden door een compliancy controle. Tevens zou license administration een vast onderdeel moeten zijn van de processen (met afgeleide procedures) voor aanschaf en/of vervanging van hardware en zou het een rol moeten spelen in het life cycle management van applicaties: met het beëindigen van het gebruik van een desupported product eindigt immers vaak ook de noodzaak om een licentie voor dat product te hebben.

Voorspellen

Voorspellen van licentiebehoefte of juist afstoot ten gevolge van consolidatie, end-of-life van systemen etc. is noodzakelijk om te weten of de actuele licenties nog toereikend zijn of dat er een tekort of een overschot ontstaat. Met name bij de aanschaf of bouw van nieuwe toepassingen, mogelijk gecombineerd met de aanschaf van extra hardware, is het vaak niet meteen duidelijk wat de consequenties van gemaakte keuzen zijn voor licenties.
Een belangrijk hulpmiddel hiervoor is de business case. In alle gevallen waarin sprake is van een investering, moet namelijk duidelijk te maken zijn wat het gebruik van bepaalde functionaliteit aan baten oplevert, of wat het ontbreken ervan aan extra lasten kost. Anders dan in het verleden vormen niet de hardware- of  beheerkosten, maar steeds vaker de licentiekosten het belangrijkste deel van de investering.

Een rol voor Transfer Solutions

Juist vanwege onze expertise op het gebied van Oracle-infrastructueren en –architecturen en onze kennis van het licentiebouwwerk van Oracle is Transfer Solutions een uitstekende partner voor u bij het opstellen van een dergelijke business case. Slimme oplossingen behoeven immers niet duur te zijn. Het vinden van de passende functionaliteit, niet meer dan nuttig maar ook niet minder dan nodig, is daarbij ons gezamenlijk uitgangspunt.
Voor onze huidige klanten hebben we deze rol al meerdere malen op ons genomen. In alle gevallen heeft dit geleid tot een grondige onderbouwing van de licentiebehoefte en in de meeste gevallen tevens tot een kostenbesparing.

Profiteren: licentiebeheer door Transfer Solutions

Oracle’s licentiesystemen zijn vaak verre van eenduidig en dat zal in de toekomst waarschijnlijk niet veranderen. Daarbij speelt er tevens een belangentegenstelling tussen leverancier en klant: de leverancier streeft immers naar maximale licentieverkoop en de klant naar minimale licentie-inkoop.
Licenties vormen een onderdeel van de waarde van een onderneming en worden daarom ook steeds vaker op de balans vermeld. Om deze assets te kunnen beheersen is licentiebeheer nodig.
Belangrijke taken van licentiebeheer zijn:

• Bewaking van rechtsgeldig gebruik van software;
• Bewaking geldigheidstermijnen van licenties;
• Tijdige bijstelling of beëindiging van licentiecontracten;
• Voorkomen van naheffingen vanwege incompliancy bij licentiecontroles door Oracle;
• Mogelijke besparing door het betalen van alleen die licentiekosten die het werkelijke gebruik weerspiegelen.

In de praktijk blijkt dat een kundige intermediair zoals Transfer Solutions kan zorgen voor een voor de klant optimale licentiebepaling, die bovendien door de leverancier wordt geaccepteerd. Daarom biedt Transfer Solutions deze vorm van dienstverlening als een reguliere dienst aan: Transfer Licentiebeheer.

Transfer Licentiebeheer: wat krijgt u daarvoor?

Transfer Licentiebeheer is een abonnement waarmee u alle inhoudelijke aspecten van uw Oracle-licentiebeheer laat uitvoeren door Transfer Solutions.
Indien u zich op Transfer Licentiebeheer abonneert, handelt Transfer Solutions alle aspecten van Oracle-licentiebeheer, met uitzondering van de facturering door Oracle naar u (Daar het hierbij gaat om contracten die rechtstreeks zijn afgesloten met Oracle door u als klant van Oracle, kan Transfer Solutions hierin helaas geen rol spelen), voor u af. We beginnen met het doen van een nulmeting: hoeveel gebruik maakt u van Oracle-producten, hoeveel licenties van welk type heeft u en komen deze twee met elkaar overeen? Indien de nulmeting daar aanleiding voor geeft, ontvangt u meteen een eerste advies.
Vervolgens voert een consultant van Transfer Solutions ieder half jaar een license inquiry voor u uit aan de hand van een checklijst, zodat u ook voor de langere termijn bent verzekerd van een strategie om tegen minimale kosten uw gebruik van Oracle-producten door de juiste licenties afgedekt te hebben. Tevens wordt u tijdens de license inquiry op de hoogte gebracht van de recente ontwikkelingen bij Oracle op licentie-gebied, zodat u bij een veranderende licentiestructuur onmiddellijk weet wat hiervan de consequenties voor uw organisatie zijn.

Transfer Licentiebeheer: hoe is het opgebouwd?
Transfer Licentiebeheer is opgebouwd op basis van door u gebruikte Oracle-productsoorten. Hierbij worden 4 productsoorten onderscheiden:

• Oracle RDBMS
• Oracle Middleware
• Oracle Development (bv. Oracle*Designer, JDeveloper etc.)
• overige producten

Transfer Licentiebeheer: informatie?
Heeft u interesse om eens te onderzoeken wat Transfer Solutions voor u kan betekenen op het gebied van licentiebeheer? Neem dan gerust contact op.

« terug naar Licentieland